Un événement réussi se joue rarement le jour J. Il se joue dans les semaines qui précèdent, dans les décisions prises au bon moment et les réservations faites avant que le matériel soit complet. Voici le rétro-planning complet à suivre pour une location événementielle sans stress ni mauvaise surprise.
C'est le moment de la commande principale. À 30 jours de l'événement, vous devez avoir arrêté trois choses : le nombre de convives, le format (dîner assis, cocktail dînatoire, format hybride) et le lieu de réception.
Ces trois éléments déterminent l'intégralité de votre commande de matériel : mobilier, vaisselle, linge de table, tentes, matériel de cuisine. Plus vous attendez, plus vous risquez de vous retrouver face à des ruptures de disponibilité, notamment sur les articles les plus demandés : chapiteaux, étuves, chaises de réception.
À deux semaines de l'événement, votre liste de convives se précise. C'est le bon moment pour ajuster les quantités et vérifier que rien n'a été oublié.
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La semaine précédant l'événement est celle des derniers ajustements et de la préparation logistique sur site.
La livraison du matériel a lieu la veille dans la plupart des cas ou le matin même pour les événements en soirée. C'est le moment du contrôle.
Avec Location TVM, la vaisselle et le matériel sont à rendre sans rinçage préalable, replacez simplement tout dans les bacs d'origine. Nos équipes récupèrent, lavent et reconditionnent dans nos ateliers en Île-de-France.
Pour tout savoir sur notre processus de lavage : Les coulisses du lavage de vaisselle chez Location TVM
Pour ne rien oublier le jour J, retrouvez l'intégralité de ce rétro-planning dans une checklist PDF à imprimer ou à garder sur vous. Cinq étapes, des cases à cocher, les coordonnées de nos deux dépôts, tout ce qu'il faut pour piloter votre commande de A à Z.
Télécharger la checklist rétro-planning - PDF gratuit
Étape Actions clés
J-30 Commande principale, confirmation du devis
J-15 Ajustement des quantités, confirmation livraison
J-7 Vérification logistique, préparation du site
J-1 Réception, contrôle, installation
J+1 Regroupement du matériel, reprise TVM
Peut-on modifier sa commande de location après confirmation ?
Oui, des ajustements de quantités restent généralement possibles jusqu'à J-7 ou J-15 selon les disponibilités. Il est conseillé de contacter Location TVM dès que le nombre de convives est confirmé pour procéder aux mises à jour.
Comment se déroule la livraison du matériel de location événementielle ?
Location TVM assure la livraison sur toute l'Île-de-France depuis ses deux dépôts (Roissy-en-Brie et Feucherolles). Le matériel est livré la veille de l'événement ou le matin même selon les créneaux convenus. La reprise intervient le lendemain. Il est important d'anticiper les contraintes d'accès (camion, stationnement) et de communiquer un contact disponible sur place.
Faut-il rincer la vaisselle avant de la rendre ?
Non. Chez Location TVM, la vaisselle est à rendre sale sans rinçage préalable. Il suffit de replacer les pièces dans leurs bacs d'origine. Le lavage est entièrement pris en charge dans les ateliers TVM, avec un process industriel optimisé conforme aux normes HACCP.
Que faire en cas de casse ou de matériel manquant après l'événement ?
Tout écart constaté (casse, pièce manquante) doit être signalé à Location TVM avant ou au moment de la reprise. Les conditions de responsabilité et de facturation des pertes sont détaillées dans les Conditions Générales de Location disponibles sur locationtvm.fr.
